Ошибка 1. Отсутствие системы управления дебиторской задолженностью
Эффективное управление дебиторской задолженностью (далее — УДЗ) — это прежде всего предотвращение долгов.
Однако без наличия определенной системы сложно говорить об управлении тем или иным процессом, поскольку результат такого управления всегда будет сомнительным. Поэтому рекомендуем выстраивать в компаниях четкие системы УДЗ, которые будут помогать управлять процессом взыскания, предупреждать возникновение «токсичных» долгов.
Что нужно сделать:
- принять решение о создании в компании системы или подразделения УДЗ;
- определить ответственных сотрудников, их функции, полномочия и обязанности, которые впоследствии необходимо протестировать и закрепить в локальных правовых актах (регламентах).
Ошибка 2. Отсутствие должной проверки клиентов
Необходимо проверять всех без исключения клиентов. Проверка контрагентов — это часть УДЗ, и то, насколько эффективно она выстроена, во многом определяется тем, как обстоят дела с «хорошей» дебиторской задолженностью и со списанием безнадежных долгов в вашей компании.
Первое, о чем надо позаботиться, — как «не пустить» в компанию клиента-должника, как на начальном этапе идентифицировать недобросовестного игрока и отказать в сотрудничестве, которое в итоге приведет только к финансовым потерям и безнадежным долгам.
Корпоративная разведка как фильтр должна «отбраковать» все, что является «сором» для вашей компании, — необходимо проводить детальную проверку каждого клиента.
Рекомендуем проверять дату регистрации компании-клиента, сферу ее деятельности, влияние на нее кризисных явлений, сезонности и других факторов, судебную историю (не только в качестве ответчика, но и в качестве истца), членство в ассоциациях и международных организациях. Совокупность указанных данных поможет принять правильное решение по поводу факта и объема сотрудничества с той или иной компанией.
Следует запрашивать у клиентов бухгалтерскую отчетность (баланс и отчет о прибылях и убытках), анализ которой позволит принять взвешенное решение и избежать возможных рисков сотрудничества с недобросовестным контрагентом. Если клиент отказывается предоставить запрашиваемую отчетность, это можно расценивать как попытку скрыть убытки и финансовое состояние компании в целом.
Справочно.
В Российской Федерации данные бухгалтерской отчетности субъектов хозяйствования находятся в открытом доступе на сайте Федеральной службы государственной статистики (Росстата) по короткой ссылке.
Если клиент «твердо стоит на ногах» и планирует сотрудничество на взаимовыгодных условиях, ему нечего скрывать. Исключение могут составлять известные, брендовые компании, репутация и финансовое положение которых могут быть оценены по косвенным признакам.
Ошибка 3. Полное доверие клиенту, отсутствие должной проверки полномочий подписывающего договор лица — «он же представился директором, приехал с печатью»
Независимо от того, кем представляется намеревающееся подписать договор лицо, следует обязательно проверить:
- не истек ли срок действия его полномочий;
- нет ли ограничений по видам и суммам подписываемых договоров;
- имеет ли оно право уполномочить лицо, подписавшее доверенность;
- директор ли перед вами;
- совпадают ли печати на доверенности и в подписываемом договоре и т.д.
Полномочия подписывающего договор лица должны быть проверены в каждом случае подписания договора. Необходимо убедиться в том, что перед вами директор компании-клиента либо уполномоченное доверенностью лицо, которую также следует проверить (на предмет даты выдачи и срока действия, наличия ограничения по видам и суммам договоров и т.д.). Также нужно удостовериться в том, что подписывающее договор лицо имеет право использовать печать компании, представлять ее интересы, а при негативном исходе событий будет обязано отвечать за неисполнение подписанного договора.
Ошибка 4. Подписание необдуманно, без возражений шаблонных договоров компании-клиента либо использование в качестве рамочного договора своей компании краткого шаблона (например, из Интернета)
Рекомендуем разработать рамочные договоры по каждому виду поставляемых товаров (оказываемых услуг, выполняемых работ), которые будут содержать условия, защищающие вашу компанию в любых стандартных и нестандартных ситуациях. Более того, такие договоры должны отправляться на подписание не всем клиентам, а только тем, которые прошли первичную проверку и получили «зеленый свет» у вашей системы УДЗ.
Отметим, что нестандартные условия, отличные от условий рамочного договора, должны проходить тщательное согласование в подразделениях, которые имеют отношение к изменяемому условию договора. К примеру, нестандартная отсрочка, момент отсчета отсрочки должны согласовываться финансовым департаментом, условия перевозки — юридическим департаментом, условие об удержании груза, градационная либо обычная система начисления пени — службой взыскания долгов. Каждая служба должна анализировать замечания клиента в зоне своей ответственности.
Рекомендуем уделять особое внимание согласованию следующих условий договора:
- предмет;
- пени (градация), штрафы, проценты за пользование чужими денежными средствами;
- срок ответа на претензию;
- подсудность;
- подписание уполномоченным лицом;
- приложения, не противоречащие значимым условиям договора.
Отметим, что в отношении взыскания дебиторской задолженности важен как сам срок отсрочки, так и момент ее отсчета (загрузка, разгрузка, дата счета, получение оригиналов документов и т.п.).
Пустив на самотек согласование данных условий, можно столкнуться с ситуацией, когда ваше право требовать оплату может и вовсе не возникнуть. Например, клиент настоял предусмотреть отсрочку с момента предоставления ему оригинала документа, который вы либо теоретически не можете предоставить, либо он имеется в единственном экземпляре и существует большая вероятность, что этот документ может быть утерян при почтовой пересылке.
Ошибка 5. Оттягивание момента отправки претензии клиенту до последнего из страха его потерять
Здесь следует честно ответить на вопрос: нужен ли вам клиент, который не платит и наверняка в ближайшее время уйдет с рынка?
Ответ очевиден: нет, не нужен.
Временить с отправкой претензии полагаем возможным с клиентами, которые:
- заблаговременно сообщают о возможной просрочке платежа;
- честно озвучивают причины просрочки и конкретные сроки, когда эти причины внутри компании клиента будут нивелированы;
- идут на контакт, соглашаются на встречи, согласны на предлагаемые вами варианты решения вопросов (рассрочка, обеспечение в виде залога, договор поручительства и т.д.).
Целесообразно до направления претензии проводить телефонные переговоры, к которым следует предварительно готовиться. Во время переговоров необходимо:
- установить контакт с лицом, принимающим решение об оплате;
- информировать его о возникшей задолженности;
- уточнить информацию о ситуации клиента, в силу которой образовалась задолженность;
- «мотивировать» клиента к оплате;
- отработать возникшие у клиента возражения;
- завершить разговор и подтвердить достигнутые договоренности.
При общении с контрагентом-должником не допускаются медленная речь, тихий голос, нисходящие интонации, извиняющийся тон.
Рекомендации:
Рекомендуем прорабатывать каждую из озвученных ошибок и установить в своей компании правила, которые помогут действовать, не наступая ни на одни из вышеописанных «граблей», ловко маневрируя и обходя их стороной. Данные правила должны быть четко сформулированы и отображены во внутренних документах компании. За их нарушение должна быть установлена ответственность. И, самое важное, правила должны быть одинаковыми для всех: для рядового сотрудника, менеджера среднего звена, руководителя подразделения, топ-менеджера и даже первого лица компании.
Чек-лист: что ведет к росту проблемной задолженности и как нивелировать причины
Ошибка 1. Отсутствие системы управления дебиторской задолженностью
Что делать? определить ответственных сотрудников, их функции, полномочия и обязанности, которые, в последующем, протестировать и закрепить в локальных правовых актах (регламентах).
Ошибка 2. Отсутствие должной проверки клиентов
Что делать? Проверяйте дату регистрации компании-клиента, сферу ее деятельности, влияние на нее сезонности и других факторов, судебную историю (не только в качестве ответчика, но и в качестве истца), членство в ассоциациях и международных организациях.
Ошибка 3. Отсутствие должной проверки полномочий подписывающего договор лица
Что делать? Следует обязательно проверить: не истек ли срок действия его полномочий (например, доверенности); нет ли ограничений по видам и суммам подписываемых договоров (например, в уставе компании); директор ли перед вами; совпадают ли печати на доверенности и в подписываемом договоре и т.д.
Ошибка 4. Подписание шаблонных договоров компании-клиента либо использование в качестве рамочного договора своей компании шаблона, например, из Интернета
Что делать? Разработать договоры по каждому виду поставляемых товаров (оказываемых услуг, выполняемых работ), которые будут содержать условия, защищающие вашу компанию в любых стандартных и нестандартных ситуациях. Особое внимание следует уделить предмет договора, пене, проценентам за пользование чужими денежными средствами, срок ответа на претензию, подписание договора уполномоченным лицом и т.д.
Ошибка 5. Затягивание отправки претензии клиенту
Временить с отправкой претензии полагаем возможным с клиентами, которые заблаговременно сообщают о возможной просрочке; честно озвучивают причины просрочки и конкретные сроки, когда эти причины внутри компании клиента будут нивелированы; идут на контакт, соглашаются на встречи, согласны на предлагаемые вами варианты решения вопросов (рассрочка, обеспечение в виде залога, договор поручительства и т.д.). Главное правило: чем дольше тянуть со взысканием долга - тем сложнее будет взыскать его в последующем.
